Pluspolausgabe10_2020

AKTENORDNER WERDEN DIGITAL ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG Knicken, lochen, ablegen – Buchhaltung ist seit jeher vom Umgang mit gedruckten Belegen geprägt. Die Zahl der Aktenordner, die Länge der Regalmeter in den Archiven wächst kontinuierlich. Bei der SÜC ist diese Form der Buchhaltung ein Auslaufmodell und macht Platz für einen zeitgemäßen Umgang: Die digitale Rechnungsstellung an die SÜC und den CEB (Coburger Entsorgungs- und Bau- betrieb) für Lieferanten aber auch die elektronische Zu- stellung und Verarbeitung von Rechnungen der beiden Unternehmen werden ausgebaut und optimiert. Einher geht damit die sukzessive Umstellung der Kommunika- tion – Angebote, Briefe, Rechnungen, Mitteilungen – mit Geschäftspartnern und Privatkunden auf die elektronische Übermittlung. Zeitgemäß bedeutet in diesem Zusammenhang aber nicht nur eine schnellere und sicherere Bearbeitung von Rech- nungen, sondern auch den Schutz von Klima und Ressour- cen. Stephanie Kramer, bei der SÜC verantwortlich für das zentrale Projekt- und Prozessmanagement sowie die Orga- nisationsentwicklung: „Durch die digitale Rechnung wer- den Tinte, Papier und Transport eingespart. Darüber hinaus verkürzen sich die Durchlaufzeiten der Eingangsrechnun- gen und die Arbeitsabläufe sind effizienter.“ Mit der elek- tronischen Zustellung von Rechnungen verringern sich die Kosten für Druck, Papier, Kuvertierung sowie Arbeits- und Portokosten. Während die Eingangsrechnungen von Liefe- ranten bei SÜC und CEB sich auf etwa 22.000 im Jahr sum- mieren, „kommen bei den Kundenrechnungen für Strom, Gas, Fernwärme, Wasser sowie mit den Abwasser-Gebüh- renbescheiden fast 90.000 jedes Jahr zusammen“, stellt Frank Wohlleben vom Kundenservice der SÜC fest. Seit Jahresbeginn 2019 können Rechnungen für Liefe- rungen und Leistungen an SÜC und CEB via E-Mail als PDF-Dokument übermittelt werden. Schon seit August 2015 verschicken die beiden Unternehmen ihre Rechnun- gen für bezogene Waren und Leistungen nicht mehr nur als PDF-Dokument, sondern bedienen sich den elektro- nischen Dienstleistungen der Bundesdruckerei. Damit ist es möglich, dass Geschäftspartner neben PDF-Dateien auch sogenannte strukturierte Rechnungsdaten emp- fangen. „Diese strukturierten Rechnungsdaten können dann im jeweiligen ERP-System direkt elektronisch weiter verarbeitet werden“, erläutert Stephanie Kramer. So kön- nen die Geschäftskunden über das Business Portal der Bundesdruckerei die Datenformate ZUGFeRD Basic und Comfort, VeR-Roaming, XRechnung, PEPPOL, V3-Viper- XML, iDoc und DATEV Unternehmen erhalten. Zusätzlich kann die Archivfunktion genutzt werden. Elektronisch versenden SÜC und CEB ihre Bestellungen und Angebote für verschiedene Dienstleistungen. Ebenso werden Verträge elektronisch verwaltet. Jörg Neubert, Senior Account Manager, Bundesdruckerei „Digitalisierung“ bezeichnet das Umwandeln von ana- logen Werten in digitale Formate. Die so gewonnenen Daten lassen sich informationstechnisch verarbeiten, ein Prinzip, das allen Erscheinungsformen der Digitalisierung im Wirtschafts-, Gesellschafts-, Arbeits- und Privatleben zugrunde liegt. Die Bundesdruckerei stellt nicht nur so genannte Wertdruckerzeugnisse – Banknoten, Postwert­ zeichen oder Steuerzeichen – her, sondern bietet Beratung, Technologien, Integrationsprozesse und Unterstützung durch alle Phasen der Digitalisierung. Darunter auch siche- ren elektronischen Rechnungsversand. Wie viele Kunden bedienen Sie mit elektronischem Rech­ nungsversand und welche Datenformate kommen am häu- figsten vor? JN: Die Bundesdruckerei ist einer der führenden Rechnungsprovider Deutschlands und Teil des großen TRAFFIQX Netzwerkes. Mit den Business Services ermög- lichen wir den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften, Bescheiden etc. – und zwar in über 350 verschiedenen gängigen Dokumenten- und Datenformaten, darunter CSV, XML, i-Doc, Edifact, ZUGFeRD, XRechnung. Schon heute nutzen mehr als 350.000 Kunden des TRAFFIQX Netzwerkes diesen Service. Welchen konkreten Nutzen haben Firmen von dem Service der Bundesdruckerei und lässt sich dieser beziffern? JN: Eine klassische Ausgangsrechnung per Papier und Post kostet den Versender durchschnittlich zwei Euro. Mit dem Versand auf elektronischen Weg werden die Kosten dras- tisch gesenkt, gleichzeitig wird das Dokument innerhalb weniger Sekunden zugestellt. Noch deutlicher ist die Kostenersparnis auf der Empfängerseite, insbeson- dere im B2B- oder B2G-Bereich. Dort betragen die Kosten pro Rechnung mindestens 23 Euro von der Entgegennahme bis zur Buchung. Mit unseren Business Services werden Rechnungen direkt im ERP-System empfangen und können sofort wei- terbearbeitet werden. Bei diesem Prozess sind Ersparnisse bis zu 70 Prozent möglich. DREI FRAGEN AN … SÜC-Online-Service Für ihre Strom-, Gas-, Wasser- und Fernwärmekunden hat die SÜC den Online-Service ausgebaut. Dort können Verträge verwaltet und neue geschlos- sen werden. Die einzelnen Verbräuche sind einseh- bar. Nach einmaliger Registrierung ermöglichen Benutzername und Passwort den Zugang zum Kundenkonto. Angebote, Benachrichtigungen sowie die Jahresverbrauchsabrechnung können Privat­ kunden als elektronische Post erhalten und so die Zahl der Unterlagen auf Papier vermindern helfen. Nachvollziehbar ist mit dem Online-Portal, wann die elektronische Post verschickt wurde und die digitale Archivierung gibt Sicherheit. „Selbstverständlich wird es Rechnungen in Papierform nach wie vor geben“, beruhigt Frank Wohlleben, verantwortlich für den Onlineservice der SÜC, „allerdings werden es immer weniger“. Durch den elektronischen Versand und die Speicherung von Daten auf Rechnern besteht die Gefahr, dass Hacker die Daten stehlen oder für eine Erpressung nutzen. Auf welchem Rang beim Wettlauf um die Datensicherheit sehen Sie Ihre Angebote? JN: Durch die starke Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird gewährleistet, dass kein Unbefugter Zugriff auf die ver- schickten und gespeicherten Daten hat. Dafür bürgt die Bundesdruckerei als Sicherheitsunternehmen des Bundes durch ihre jahrelange Erfahrung im ID-Management und der Herstellung von Hochsicherheitslösungen für beson- ders vertrauliche Daten. 21 20 AUSGABE 09 | 11.2019 ENERGIE-MIX ENERGIE-MIX Mehr erfahren rund um den elektronischen Belegversand: https://suec-ceb.traffiqx.net/de